Задолженность работника перед работодателем по выданным под отчет суммам может быть трансформирована в заемную путем оформления между сторонами гражданско-правового соглашения о новации.
В постановлении от 04.03.2022 № Ф03-230/2022 по делу № А04-616/2021 отмечено, что ни ст. 414 ГК РФ, устанавливающая общие положения о прекращении обязательства путем новации, ни ст. 818 ГК РФ, регулирующая новацию долга в заемное обязательство, не содержат ограничений по проведению данной операции в отношении задолженности по подотчету. Соответственно, работник и работодатель могут заключить соглашение о замене «подотчетной» задолженности, возникшей в рамках трудовых отношений, на обязательство по возврату данной суммы на условиях договора займа (в т.ч. процентного). После подписания данного соглашения работодатель обязан закрыть подотчет и одновременно отразить в учете задолженность по договору займа в согласованном размере.